La Facture Électronique et vos Logiciels : Une Synergie Gagnante
Avec la généralisation de la facturation électronique, les entreprises doivent repenser leurs outils de gestion pour répondre aux nouvelles obligations légales et améliorer leurs processus comptables. Les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) jouent un rôle central dans cette transformation.
Les cas d’usage varient en fonction du type d’outil utilisé. Nous les segmentons en trois catégories :
Il est important de noter que certains cas d’usage peuvent se croiser ou être similaires entre ces différents types d’outils.
Outils Comptables et Pré-Comptables
Synchronisation des dossiers comptables
La mise en place d’une PDP permet une synchronisation automatique des référentiels clients et fournisseurs. Grâce à cette fonctionnalité, les informations restent toujours à jour entre la plateforme de facturation électronique et le logiciel comptable. Cela simplifie la gestion et réduit le risque d’erreurs humaines.
Récupération des factures d’achat et de vente
Une PDP offre la possibilité de récupérer automatiquement les factures, qu’il s’agisse de ventes ou d’achats. Ce transfert direct permet aux entreprises de centraliser leurs documents comptables, tout en respectant les normes de dématérialisation. Cette récupération facilite également le suivi et l’archivage des transactions.
Suivi des statuts des factures et gestion des paiements
L’un des grands atouts des PDP est leur capacité à gérer et transmettre les statuts des factures.
- Récupération des statuts : Une facture peut être marquée comme payée, en litige ou en attente de traitement. Ces informations sont directement synchronisées avec les outils comptables, permettant un suivi précis des encaissements et des paiements.
- Envoi des statuts : Les entreprises peuvent aussi transmettre à la PDP les mises à jour des statuts (paiement confirmé, litige résolu, etc.), garantissant une cohérence entre tous les systèmes utilisés.
Ce double échange favorise un rapprochement bancaire simplifié et précis.
Consultation des archives
La consultation des archives est essentielle pour assurer la conformité et faciliter l’accès aux informations antérieures.
Accès direct aux archives : L’intégration d’une PDP avec un logiciel comptable permet de consulter facilement les factures archivées, un atout précieux lors d’audits, de contrôles fiscaux ou de gestion des réclamations. Les factures peuvent être recherchées rapidement par référence, date ou statut, ce qui fait gagner un temps considérable.
Conformité et conservation : Les factures sont stockées de manière sécurisée et accessibles pendant la durée légale de conservation, conformément aux normes et exigences fiscales. Cela évite tout besoin de stockage physique.
Recherche rapide et efficace : Les filtres avancés (date, montant, statut, etc.) permettent de retrouver rapidement une facture spécifique, que ce soit pour un litige, une demande client ou un audit.
La circulation de la facture électronique après la réforme
Avec la réforme de la facturation électronique, le parcours d’une facture entre les différents acteurs (fournisseur, plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), outil comptable, etc.) s’organise selon des étapes bien définies. Ce processus intègre à la fois des obligations réglementaires et des fonctionnalités supplémentaires facultatives qui visent à simplifier la gestion comptable.
Les étapes obligatoires :
Émission et Réception :
La PDP et le logiciel comptable échangent des factures entre eux. Par exemple, les factures clients et fournisseurs déposées sur la PDP peuvent être automatiquement transmises au logiciel comptable pour traitement, tandis que les factures générées dans le logiciel comptable peuvent être envoyées à la PDP pour leur transmission ou leur archivage.
Gestion des statuts :
La PDP et le logiciel comptable échangent entre eux les statuts des factures (acceptée, rejetée, payée, litige, etc.). De plus, lorsque l’information concernant une facture payée est partagée, elle dépend de l’endroit où cette information a été initialement déclarée. Cet échange permet un suivi précis du cycle de vie des factures et évite les incohérences entre la PDP et la tenue comptable.
La synchronisation des référentiels assure la cohérence des données entre l’outil comptable ou pré-comptable et la PDP. Elle permet d’éviter les doublons, de réduire les erreurs, et d’accélérer le traitement en alignant automatiquement les bases de clients et de fournisseurs.
Cependant, cette synchronisation n’est pas indispensable. Pourquoi ? Car en l’absence d’une fiche client ou fournisseur dans la PDP par exemple, celle-ci peut créer une fiche à partir des informations contenues dans la facture reçue. Cela garantit que le processus ne sera pas bloqué, même sans synchronisation préalable, rendant cette étape pratique mais non indispensable.
ERP
Coexistence entre ERP et PDP
Consultation d’une archive : L’ERP permet un accès rapide aux archives des factures via la PDP, utile pour les audits, contrôles ou besoins internes.
Synchronisation de la base fournisseurs : L’ERP peut être synchronisé avec une PDP pour mettre à jour automatiquement les informations des fournisseurs, évitant ainsi les doublons et les erreurs de saisie.
Récupération des factures d’achat : Les factures reçues via la PDP sont directement transférées dans l’ERP, centralisant ainsi les données pour un traitement simplifié.
Synchronisation du workflow de traitement des factures d’achat : Le processus de validation des factures peut être aligné entre la PDP et l’ERP, garantissant une fluidité dans les étapes de traitement.
Partage du statut “paiement envoyé” : Une fois le paiement initié dans l’ERP, cette information est partagée avec la PDP, permettant un suivi précis et à jour.
Récupération du statut “paiement reçu” : Dès que le fournisseur confirme la réception du paiement via la PDP, l’information est synchronisée dans l’ERP, améliorant la visibilité sur les transactions.
- Échange des factures : Les fournisseurs transmettent leurs factures à la PDP, qui les valide et les enrichit avec des données nécessaires avant de les transmettre à l’ERP.
- Lien avec le PPF : La PDP communique avec la Plateforme Publique de Facturation (PPF) pour transmettre les données nécessaires à la conformité légale. Ce lien garantit que toutes les obligations réglementaires sont respectées et que l’administration fiscale a une visibilité complète sur les transactions.
- Suivi des statuts : La gestion des statuts des factures (paiement envoyé, paiement reçu, litige, etc.) est automatisée et partagée entre la PDP et l’ERP.
- Consultation des archives : Les factures archivées dans la PDP peuvent être directement consultées depuis l’ERP, ce qui permet un accès rapide aux informations internes.
- Transmission des données : La PDP joue un rôle central en collectant, enrichissant et transmettant les données liées aux factures aux différents acteurs (PPF, annuaires, administration, etc.). Cela centralise les informations et garantit leur conformité tout au long du processus.
Outils de Gestion Commerciale
L’intégration d’une PDP avec un logiciel de gestion commerciale regroupe des fonctionnalités similaires à celles évoquées pour l’ERP et les factures fournisseurs, adaptées ici aux factures clients. La synchronisation des bases clients et fournisseurs aligne les informations entre les systèmes pour éviter les incohérences et les statuts des factures, tels que « payée », « en litige » ou « paiement transmis », sont échangés en temps réel.
Un outil de Gestion Commerciale doit donc être connecté à une PDP afin de garantir le contrôle de plusieurs aspects
Gestion intégrée des statuts de paiement :
Le schéma montre clairement que les statuts de paiement (« Paiement reçu ») circulent entre la PDP et l’outil de gestion commerciale, permettant un rapprochement bancaire automatisé et une mise à jour rapide des informations.
Multiples formats de clients :
La PDP peut traiter différents types de clients (B2B, B2G, B2C) avec des flux adaptés pour chaque catégorie. Par exemple, les échanges avec des administrations (B2G) incluent des contraintes spécifiques comme l’obligation de passer par le portail Chorus Pro.
Traitement unifié des bases clients et fournisseurs :
Comme illustré, la synchronisation des référentiels entre la base clients et fournisseurs, bien qu’optionnelle, renforce l’uniformité des données, simplifiant les traitements de factures et minimisant les erreurs.
Archivage centralisé et accessible :
Une fois les factures transmises, elles restent archivées et consultables directement depuis l’outil de gestion commerciale. Cela offre une traçabilité totale, essentielle pour les audits ou les contrôles fiscaux.
Échange bilatéral PDP/gestion commerciale :
Les flux d’informations entre la PDP et la gestion commerciale sont bidirectionnels. Par exemple, un statut de « facture payée » peut être soit envoyé par la gestion commerciale à la PDP, soit récupéré depuis la PDP pour mise à jour dans le logiciel.
Adaptabilité des flux au contexte métier :
Le schéma montre que les flux sont suffisamment flexibles pour s’adapter à la fois aux factures classiques et aux spécificités des clients (retours, litiges…).
Conclusion générale
La réforme sur la facturation électronique impose une adaptation pour toutes les entreprises, visant à moderniser, standardiser et contrôler les échanges. L’intégration d’une PDP joue donc un rôle clé pour tous les logiciels.
Outils comptables et pré-comptables
Les logiciels comptables et pré-comptables, en interaction directe avec une PDP, offrent un suivi précis du cycle de vie des factures. Grâce à l’automatisation des échanges, notamment des statuts et des paiements, ces outils permettent de réduire les erreurs, d’améliorer la conformité et de faciliter les rapprochements bancaires.
ERP
Pour les ERP, l’intégration avec une PDP garantit une gestion centralisée et synchronisée des factures fournisseurs. La synchronisation des référentiels, bien que facultative, simplifie le traitement des données en assurant une cohérence entre les bases de données internes et celles de la PDP. Ces fonctionnalités renforcent la précision et l’efficacité des processus financiers.
Outils de gestion commerciale
Les outils de gestion commerciale, également connectés à une PDP, favorisent une gestion optimisée des factures clients. L’envoi automatisé des factures, la récupération des statuts (paiement, litige, etc.) et l’accès aux archives permettent un suivi rigoureux et une amélioration de la relation client grâce à une réactivité accrue.
En somme, bien que l’intégration avec une PDP ne soit pas strictement obligatoire pour tous les logiciels, un outil qui n’est pas suffisamment connecté ou intégré risque d’ajouter du travail manuel et de ralentir les processus. Une connexion fluide permet de limiter les interventions humaines, d’assurer une meilleure fiabilité des données et d’optimiser les échanges. Ainsi, l’automatisation et la synchronisation avec une PDP ne sont pas seulement des atouts, mais deviennent presque indispensables pour éviter des pertes de temps et des erreurs dans la gestion administrative.